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Jahreswechsel in Advolux – Umstellung von Aktennummern, Rechnungsnummern, Buchhaltung etc.

Was ist in Advolux im Hinblick auf das neue Jahr zu beachten?

Durch den Jahreswechsel ist es erforderlich, einige Ordnungsnummern in Advolux manuell auf das neue Jahr umzustellen.

1) Das Aktenzeichen
erreichen Sie über „System/Einstellungen/Kanzleidaten/Aktenkreis bearbeiten“.
Hinsichtlich der Nummerierung empfehlen wir für die Punkte 1) bis 3) die folgende  Vorgehensweise:
Stellen Sie auf „Null“, damit die nächste vergebene Ordnungsnummer dann die „Eins“ wird.
Für die Rechnungsnummern bedeutet dies beispielsweise, dass Sie für das neue Jahr auf „0“ ; „2019“ stellen und damit die „1“ als erste
Rechnungsnummer vergeben wird.

2) Das Ablagezeichen
erreichen Sie über „System/Einstellungen/Kanzleidaten/Aktenkreis bearbeiten“.

3) Die Rechnungsnummer
erreichen Sie über „System/Einstellungen/Kanzleidaten/Rechnungskreis bearbeiten“.

4) Das neue Buchungsjahr
erreichen Sie über „Buchhaltung“  und dann das Zahnradsymbol „Einstellungen/Neues Buchungsjahr anlegen“ oder über das Menü „Rechnungen/Buchhaltung“ und dann „Einstellungen“.

Wichtig! Bitte achten Sie unbedingt darauf, diese Einstellung nicht unter „System/Einstellungen/Kanzleidaten“ vorzunehmen!

Folgen Sie nun den Anweisungen des Assistenten für die Erstellung eines neuen Buchungsjahres.
Achten Sie dabei darauf, dass der Haken bei „Konten aus Vorjahr übernehmen“ gesetzt ist.
Auf diesem Weg werden dann die Kontostände aus dem Vorjahr korrekt übernommen.
Wenn bei Ihnen die Kontostände nicht korrekt übernommen wurden, bietet sich folgende Lösung an:
Buchen Sie die Anfangskontostände nach. Als Gegenkonto nehmen Sie dann die Nr. 9000. Das ist buchhalterisch ohne Weiteres zulässig.

Haben Sie bereits in Lexware buchhaltung PRO den Jahreswechsel mit Saldenvortrag durchgeführt und dann die Daten aus Advolux (Januar) in buchhaltung PRO exportiert, sind dadurch Saldenvorträge doppelt vorhanden.
Zur Lösung löschen Sie in Lexware buchhaltung PRO die Buchungen mit Gegenkonto 9000 im Stapel vor der Übernahme in das Journal.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir uns bewusst gegen eine mögliche Automatisierung der oben genannten Anpassungen entschieden haben. Erfahrungsgemäß werden kurz nach dem Jahreswechsel noch Akten, Rechnungen und auch Buchungen des Vorjahres nachgepflegt. Ein automatischer Wechsel der Ordnungsnummern würde hier eine Fehleingabe sehr viel wahrscheinlicher machen. Die erforderlichen Korrekturen wären dann ganz erheblich aufwendiger als der manuelle Wechsel der Ordnungsnummern.