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(Bitte beachten Sie, dass diese Informationen aus dem BRAK Newsletter v. 14.02.2019 und beA-Newsletter 17/2018 zitiert wurden.)

Sie haben eine beA-Nachricht erfolgreich versandt, die Postausgangskontrolle durchgeführt, ggf. die erledigte Frist gestrichen – aber wie dokumentieren Sie den erfolgreichen Versand eines Schriftsatzes in der Mandatsakte?

Beim Versand per Fax ist die Antwort klar: Sendebericht ausdrucken und in der Akte ablegen. Aber wie geht das im elektronischen Rechtsverkehr? Eingangsbestätigung ausdrucken?

Ein Fax-Sendebericht ist grundsätzlich nur ein Indiz für den Zugang eines Dokuments, bestenfalls mit einer sekundären Darlegungslast auf Empfängerseite (s. etwa BGH, Urt. v. 19.2.2014 – IV ZR 163/13).

Der ERV macht es Ihnen sogar noch leichter: Mithilfe des beA und z. B. der Eingangsbestätigung nach § 130a V ZPO kann der volle Beweis für den (technischen) Zugang eines elektronischen Dokuments erbracht werden. Über z. B. § 371a III 1 ZPO ist mittlerweile die Beweiskraft elektronischer Dokumente von öffentlichen Behörden anerkannt. Die Beweiskraft des Ausdrucks eines öffentlichen elektronischen Dokuments ist aber nach § 416a ZPO nur mit öffentlichem Beglaubigungsvermerk gegeben.

Vor diesem Hintergrund ist es erforderlich, dass Sie die gesamte beA–Nachricht, einschließlich Eingangsbestätigung des Gerichts, so auf dem lokalen System Ihrer Kanzlei speichern, dass eine Vorlage in elektronischer Form zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit möglich ist. Entscheidend ist dabei, dass die in dem ZIP-Container „verkapselte Nachricht“ sowie die zusätzliche Signaturdatei unverändert archiviert werden (dazu beA-Newsletter 17/2018)(*s. u.). Ein zusätzlicher Ausdruck einer oder mehrerer Seiten der Eingangsbestätigung für die Papierakte sind dann nicht zwingend nötig – Sie können das aber natürlich gerne tun, wenn Sie Ihre Papierakte vollständig haben möchten (dazu beA-Newsletter 27/2018).

(*) Der Newsletter zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach beA-Newsletter 17/2018